Comment planifier un concert en 10 étapes

En ce qui concerne les événements, ceux avec de la musique live sont parmi les plus engageants et les plus divertissants pour les participants. Mais sans le bon plan en place, ils peuvent également être les plus susceptibles de rencontrer des difficultés sur la route. C’est pourquoi nous avons élaboré ce guide sur la façon de planifier un concert.

Avec plus d’éléments et de pièces émouvantes qu’un événement typique, un concert a un peu plus de choses qui peuvent mal tourner à un moment donné. Les dysfonctionnements techniques de l’équipement audiovisuel, les maladies ou les blessures des talents musicaux et les intempéries peuvent tous avoir des effets négatifs sur les expériences de toutes les personnes impliquées. Pour savoir comment vous préparer au mieux à tout incident et vous assurer que votre concert est organisé pour réussir dès le départ, continuez à lire !

Apprenez à planifier un concert en 10 étapes simples :

1. Établissez des objectifs.

L’une des étapes les plus importantes pour découvrir comment planifier un concert consiste à établir des objectifs. En d’autres termes : que voulez-vous que ce concert accomplisse ? Vous avez probablement déjà défini les buts et objectifs de votre événement et décidé qu’un concert est le meilleur format pour les atteindre. Mais sans une idée claire de ce que vous espérez réaliser avec la partie musique live de votre événement, il est peu probable que vous vous retrouviez avec un concert mémorable.

Les meilleurs événements musicaux en direct ont un concept ou un thème qui guide le récit. Ce concept façonne tout, du type de musique jouée au public, au lieu, aux autres activités de l’événement et au style de décor et de marchandise de l’événement.

Considérez les participants à votre événement et quel concept et quel style seront les plus attrayants et mémorables pour eux. Si vous le pouvez, parlez à quelques membres de votre public cible pour vérifier que le concept que vous avez proposé est aussi excitant et engageant que vous le souhaitez.

2. Créez un budget.

Il est tentant d’estimer le nombre de participants que vous attendez à votre concert, de multiplier ce chiffre par le prix que vous pensez que les gens paieront pour un billet et de considérer le total comme votre budget. Mais c’est à l’envers.

Afin d’avoir suffisamment d’argent pour les dépenses et les imprévus, et de réaliser un profit (si c’est l’un de vos objectifs), vous aurez besoin d’un budget clair avant toute autre chose.

Utilisez le reste de cette liste pour déterminer ce dont vous aurez besoin pour votre événement et créez un élément de campagne pour chaque catégorie. Inclure environ 10 à 30 % des fonds non alloués pour les imprévus et les dépenses imprévues. De cette façon, quand quelque chose se présentera, vous serez prêt pour cela.

3. Trouvez le talent.

Le talent musical que vous apporterez façonnera l’atmosphère de votre concert plus que toute autre chose. Cela peut également être l’un de vos principaux postes budgétaires en fonction du type de talent que vous souhaitez attirer.

Essayez de trouver des talents qui correspondent bien au concept et aux objectifs de votre événement. Assurez-vous que leur public chevauche de manière significative votre public cible pour l’événement. Par exemple, la dernière chose que vous voulez, c’est qu’un groupe avec un public principalement adolescent joue dans une salle remplie de personnes âgées.

Gardez à l’esprit que si vous embauchez des talents de l’extérieur de la ville, vous devrez probablement payer leurs frais de déplacement. Cela pourrait vous faire dépasser votre budget, sauf si vous faites attention. En choisissant des talents locaux, vous pourrez peut-être économiser de l’argent et créer un lien avec la communauté locale.

4. Choisissez un lieu.

De nombreux lieux sont mis en place et disposés à accueillir de la musique live. Si vous envisagez de choisir une salle intérieure, assurez-vous qu’ils ont de l’expérience avec la musique live et une configuration de scène et de sièges qui fonctionne pour le type de musique que vous avez choisi. Les sites extérieurs ont des coûts de production plus élevés et plus d’inconnues en raison des conditions météorologiques, mais ils peuvent être un excellent choix pour des concepts tels que les barbecues et les pique-niques. Si vous choisissez un lieu extérieur, assurez-vous d’avoir un plan de secours pour la pluie, la neige, le vent, la chaleur, le froid et tout autre élément qui pourrait gâcher le concert.

L’énergie de votre concert sera affectée par la foule, et la taille de votre salle joue un grand rôle à cet égard. Si vous réservez une salle trop grande et que vous ne la vendez pas, vous aurez une salle à moitié pleine et une foule à faible énergie. D’un autre côté, si vous réservez une petite salle et que vous la vendez trop rapidement, vous vous demanderez si vous n’avez pas manqué plus de ventes de billets et de revenus potentiels. Parce que l’énergie de la foule sera affectée, il est toujours préférable d’opter pour une salle légèrement plus petite que vous êtes sûr de pouvoir remplir.

Vous voudrez verrouiller votre site tôt, car le reste des détails de l’événement commencera à se mettre en place une fois que vous aurez décidé de cette pièce majeure du puzzle.

 

5. Faites une demande de permis et d’assurance.

Selon votre choix de lieu, vous devrez peut-être obtenir des permis pour l’alcool, la nourriture, la musique et l’événement lui-même. Vérifiez auprès de votre lieu et des autorités locales pour voir ce dont vous avez besoin pour votre situation. C’est aussi une bonne idée de souscrire une assurance pour votre événement. Vous serez couvert pour de nombreux accidents courants, et votre site peut l’exiger.

Planifiez des événements de manière transparente

6. Finalisez une date et une heure.

La date et l’heure optimales pour votre événement dépendront de votre public et du concept de votre événement. Certains thèmes et concerts fonctionnent mieux dans un cadre nocturne, où vous pouvez utiliser l’éclairage et les arrière-plans pour définir l’ambiance et le ton. D’autres concepts et lieux, notamment extérieurs, seront logistiquement plus faciles à gérer dans la journée.

Gardez à l’esprit que votre public a également des moments qui lui conviennent le mieux. Prenez en compte des éléments tels que l’école, le travail et les horaires de vacances pour déterminer le jour et l’heure qui conviennent le mieux à votre concert.

7. Déterminez quel équipement est nécessaire.

Parlez avec votre talent musical et votre salle pour déterminer de quel équipement vous aurez besoin pour le spectacle et si la salle peut en fournir. Cela peut inclure une scène, des haut-parleurs, des microphones, un système de sonorisation, un éclairage et d’autres équipements audiovisuels. Vérifiez auprès de votre talent musical pour déterminer quel équipement ils apporteront eux-mêmes et de quoi vous êtes responsable.

Pensez à l’acoustique de votre espace et si vous aurez besoin d’une amplification pour la performance musicale, ainsi qu’aux types de disposition des sièges qui ont le plus de sens. Si votre site est à l’extérieur, assurez-vous d’avoir un moyen de protéger l’équipement des éléments. Lorsque vous parlez avec les fournisseurs, les talents et le lieu pour déterminer vos besoins en équipement, assurez-vous de leur demander combien de temps ils auront besoin pour l’installation et la panne, et s’ils ont besoin d’un accès à l’électricité, à un quai de chargement ou à tout autre accès spécial. Ces détails seront essentiels à ajouter à votre plan pour éviter des erreurs coûteuses.

8. Créez un environnement confortable.

Gardez vos talents à l’aise et aidez-les à se préparer en créant ou en aménageant une zone de coulisses. Il peut s’agir de n’importe quel espace semi-privé ou privé de votre salle, mais il doit avoir un accès facile à la scène ainsi qu’aux toilettes.

Vous pouvez créer une expérience confortable dans les coulisses en fournissant de l’eau, des boissons non alcoolisées, des collations et d’autres petites nécessités pour votre talent musical. Demandez-leur à l’avance s’ils auront besoin d’un endroit pour se changer, s’échauffer ou se reposer entre les périodes de représentation.

Le confort de votre public dépendra de l’accès aux toilettes, aux rafraîchissements et aux sièges appropriés. Si votre site est à l’extérieur, assurez-vous qu’il y a suffisamment d’abris en cas de mauvais temps ou ayez un plan de secours en cas d’orage.

N’oubliez pas non plus de faire un plan pour la sécurité de tous. Vous devez disposer d’un service de sécurité, d’une assistance médicale et d’assistants événementiels adaptés à la taille de votre public et à votre salle.

9. Commencez à vendre des billets.

Si vous prévoyez de gagner de l’argent grâce au concert, vous devrez vendre des billets. Vous pouvez vous associer à un service de billetterie pour proposer des billets imprimés ou numériques pour votre événement. Certains services de billetterie offrent la possibilité d’utiliser une marque personnalisée sur les billets, d’accepter plusieurs méthodes de paiement et de proposer des tarifs échelonnés. Beaucoup incluront également un site Web pour votre billetterie et l’intégration avec vos comptes de médias sociaux.

L’heure et la date du concert doivent être clairement indiquées sur le billet, ainsi que les informations pertinentes sur les places assises et une politique de retour/remboursement claire.

10. Faites la promotion du concert.

Comme tout autre événement, la promotion de votre concert sera directement liée à son succès. Vous aurez besoin d’un plan marketing qui prend en compte le concept de votre événement, votre public et le talent musical que vous avez amené à bord. Si le talent a certains canaux qui fonctionnent bien pour son marketing, assurez-vous de doubler ces canaux et de vous associer au talent pour passer le mot.

Vous pouvez augmenter votre portée et diffuser davantage votre message avec l’aide de partenaires de l’événement. Les sponsors, les marchandiseurs, les organisateurs de concerts, les vendeurs de billets et le lieu peuvent tous être utiles dans la commercialisation de votre événement. Mettez tout le monde sur la même longueur d’onde sur le concept et les objectifs de l’événement et facilitez-leur la promotion de l’événement en fournissant des médias sociaux, des e-mails et des ressources imprimées qu’ils peuvent partager.

Assurez-vous également de prendre des photos et des vidéos de haute qualité avant et pendant l’événement. Ceux-ci deviendront de l’or marketing dans le suivi de votre événement et pourraient être très utiles si vous envisagez de faire de l’événement une série ou de le répéter l’année prochaine.